Často kladené otázky
Co všechno musíme archivovat?
Kompletní přehled dokladů určených k archivaci a jejich skartační lhůty jsou uvedené v Typovém skartačním rejstříku.
Jak dlouho mě může zpětně kontrolovat finanční úřad?
Společnosti které nikdy nebyly ve ztrátě: 3 roky
Společnosti, které v minulosti dosáhly ztráty může FU kontrolovat až 8 let zpětně . Ve výjimečných případech investičních pobídek až 11 let. Společnost vykazující ztrátu musí přiměřeně upravit i dobu archivace účetních a souvisejících dokumentů.
Jak dlouho skladovat účetní doklady?
Pokud nejsme plátci DPH, musíme uchovat doklady a daňovou evidenci 3 roky od konce zdaňovacího období. Pro plátce daně platí, že musí archivovat daňové doklady a daňovou evidenci k DPH 10 let. Při výpočtu je důležité mít na paměti, že skartační lhůta počíná běžet 1.ledna následujícího roku, v němž dokument u původce vznikl nebo byl přijat a končí posledním dnem roku skartační lhůty.
Co mi hrozí, pokud jako firma naložím se svými dokumenty po svém. Zlikviduji vše co již nepotřebuji.
Podle § 74 písmena m) zákona 499/2004 o archivnictví a spisové službě hrozí právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě pokuta do 250.000,- Kč pokud zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu. Promlčecí lhůta je 5 let od dne, kdy ke správnímu deliktu došlo.
Jak dlouho musíme dokumenty uskladňovat, co všechno mám uchovávat, případně kdy můžeme skartovat?
Dobu uskladnění všech typů dokumentů které vznikají z činnosti soukromoprávních i veřejnoprávních subjektů najdete v Typovém skartačním rejstříku. ( vydal Montanex ) Najdete tam i všechny typy dokumentů které jsou ze zákona považávány za archiválie – tedy dokumenty trvalé hodnoty např. zakladatelské dokumenty Vaší společnosti, statuty, stanovy, jednací a organizační řády, zápisy z Valných hromad, výroční zprávy, výsledky hospodaření a zprávy o auditu, certifikace ochranných známek, výrobní programy roční a delší, účetní závěrky, projektová a technická dokumentace apod., které ukládáte po celou dobu existence vaší činnosti a o jejich dalším osudu rozhoduje vždy státní archiv. U dalších typů dokumentů se dozvíte lhůty po které je nutné písemnosti uchovávat.
Co si představit pod pojmem skartace?
Jde o fyzickou likvidaci dokumentů. Velmi často z důvodu obsahu citlivých informací nebo osobních dat nelze dokumenty jen tak vyhodit do popelnice. A z ekologických důvodů není vhodné ani spalování. Ideálním řešením je likvidace v průmyslových drtičkách, kdy neexistuje žádný postup opětovného dešifrování, či odhalení původního obsahu dokumentu.