Roztřídění
Jedním z prvních kroků je provedení kompletní evidence a selekce všech dokumentů do následujících skupin:
- Doklady typu „A“ – Archiválie. Z Vašich dokumentů vybereme dle litery zákona dokumenty s trvalou dokumentární hodnotou. Např. zakladatelské dokumenty Vaší společnosti, statuty, stanovy, jednací a organizační řády, zápisy z Valných hromad, výroční zprávy, výsledky hospodaření a zprávy o auditu, certifikace ochranných známek, výrobní programy roční a delší apod. Tyto dokumenty nebudou skartovány. Nejpozději v souvislosti s ukončením činnosti je firma povinna předložit tyto dokumenty k odbornému posouzení státnímu archívu, který z nich vybere Archiválie. Dokumenty, které budou prohlášeny za archiválie, přebere státní archív a bezplatně je uloží.
- Doklady typu „S“ - Skart, tedy doklady, které se musí podle typového skartačního rejstříku archivovat po zákonem stanovenou dobu – skartační lhůtu. Po jejím vypršení je možné na základě písemného povolení státního archivu tyto dokumenty skartovat.
- Doklady typu „V“ – takové dokumenty, u nichž si nejsme jisti zařazením do předchozích dvou skupin.
- Doklady, písemnosti, dokumenty které nikdy za zákona nepodléhaly archivaci a je možné provést jejich likvidaci okamžitě a bez povolení